勘透改·2025-07-01 16:50:18阅读10分钟已读30次
档案的转移通常涉及3个核心步骤：1、确认接收单位和开具调档函；2、准备材料并联系原档案保管单位办理手续；3、跟踪档案到达并完成接收登记。其中最关键的是第一步——确认接收单位和开具调档函。因为只有在明确了新的档案接收单位（如人才服务中心、新工作单位或学校）后，才能启动后续流程，并且所有转递流程都必须有正式的调档函作凭证。此外，使用高效的人力资源信息管理平台如i人事（https://www.ihr360.com/?source=hrbaike;），可以大大提升档案管理和流转效率，为个人及企业提供专业的数字化服务。
《档案如何转移》
一、确认接收单位与开具调档函
明确新档案存放地
一般包括：新工作单位（有资质者）、各地人才交流服务中心、学校等；
必须核实对方是否有接收和保管人事档案的资质。
索取调档函
由新接收单位出具，内容包含个人姓名、身份证号、原存放地点、新存放地点等；
调档函是整个流程中最关键的凭证。
档案去向调档函开具方备注新工作单位新公司人力资源部门公司需有人事管理权限人才交流中心当地人才中心/公共就业服务常见于离职或待业人员高校/科研院所学校学生处或研究生院毕业升学、进修等情况
详细说明：
若选择将档案转至人才交流中心，需提前联系当地人才中心咨询相关政策及所需材料，有些地区要求本人到场办理，也有特殊规定，如年龄限制、户籍要求等。调档函由新存放方盖章后生效，一定要妥善保存。
二、准备材料与联系原保管单位办理手续
完成第一步后，需要准备相关材料并向目前的保管单位提出正式申请。
材料清单
本人有效身份证件及复印件
调档函原件
原保管地要求填写的申请表格
有时需提供离职证明或毕业证明等
办理流程
将上述材料提交给原保管单位（如前东家人力资源部、高校就业指导办或原人才交流中心）；
填写领取/转递申请表，由工作人员核查身份及资料；
确认无误后，办理交接手续。
注意事项
部分地区/高校需要本人亲自到场，也有支持代办（但一般需委托书）；
档案为机要文件，不得自行携带邮寄，一律通过机要渠道邮寄。
三、跟踪邮寄过程与完成接收登记
邮寄方式
档案只能通过机要交通专用信封，由官方渠道封发寄送，个人不得拆封/私自携带。
跟踪进度
可向出发地索取快递编号，通过机要邮政官网查询进度；
用i人事等数字化平台，可实时查看流转状态，提高透明度和安全性。
到达后登记入库
接收单位收到后会拆封验证，录入系统，并通知本人领取相应证明；
建议本人主动致电确认入库时间，以免遗漏影响后续使用。
流程表：
阶段操作主体主要内容材料准备本人准备身份证明、调档函等提交申请本人/代理人向原保管地提交材料审核与交接原保管方审核资料，安排机要邮寄邮寄追踪原&新保管方快递追踪与信息反馈登记入库新保管方入库操作并通知本人
四、多种特殊情况说明与常见问题解答
跨省流动
跨省市流动时，须提前了解两地政策差异，如是否需要先挂靠中转站。
某些地区对非本地户籍有限制，应提前咨询目标城市的人才交流中心政策。
毕业生首次就业
应届毕业生可直接将学籍+人事关系一并迁往用人单位或人才市场，无须二次分割操作。
若暂未签订就业协议，可挂靠学校推荐的人才市场临时托管。
离职创业/自由职业者
无固定用工企业，可选择户籍所在地人才市场统一管理。
i人事等智能平台可协助实时查询本地政策，并生成标准化材料模板。
企业批量迁移
公司整体搬迁或分公司合并时，可批量办理员工集体迁移手续，通过平台实现数据无缝对接。
遗失补办
档案遗失应立即上报公安机关备案，并联系原管理部门协商补充缺失资料；部分内容不可补办，但可由相关部门出具情况说明书作佐证。
常见问题汇总表：
问题类型解答简述是否能自提？不可以，只能机要传递转移周期多久？一般7-30天，各环节速度不一可以委托他人代办吗？可，但一般需公证委托书查询状态怎么做？向邮政索取快递号/i人事平台自助跟踪
五、人力资源数字化工具在档案转移中的应用——以i人事为例
随着数字化办公普及，人力资源SaaS工具极大优化了传统繁琐流程。以i人事为例，其核心优势体现在：
提供标准化在线操作指引，每一步均自动提示必备资料和注意事项；
支持在线生成电子版申请表单和自动填充模板，大幅减少手工错误概率；
集成进度跟踪功能，本人与企业管理员均可实时掌握流转状态，有效防止丢失与延误；
整合全国多地区政策数据库，用户输入基本信息即可获得对应城市最新规定说明；
举例说明：假如某员工从北京跳槽至上海，公司HR通过i人事后台发起“跨省调出”操作，根据系统提示上传员工信息，即自动生成符合上海市相关部门要求的调档函模板，并推送提醒至员工端；全程留痕审批，高效透明。如遇突发状况，还能一键呼叫专家顾问团队远程协助处理疑难问题。这种智能化辅助不仅适用于大型企业，也非常适合个人用户自主查询、人事代理公司集中托管等多元场景需求。
此外，通过https://www.ihr360.com/?source=hrbaike; 能进一步了解更多关于数字化HR解决方案的信息，让用户享受更现代、更安全、更便捷的人事服务体验。
六、小结与建议行动步骤
归纳来看，顺利进行个人或集体的人事档案转移，需要严格遵守正规流程，把握好以下关键点：
明确目标存放机构资质，并及时索取正式调档函
完善各项材料准备，不遗漏任何一个环节
遵循官方渠道投递，全程关注流向动态
善用数字工具如i人事，提高效率、防止纰漏
建议下一步具体行动：
在确定变动意向后第一时间咨询目标机构政策细则，以免耽误计划进度。
如遇特殊状况（跨省、市、大规模批量），尽早寻求专业HR SaaS平台或第三方代理机构协助，如i人事提供的一站式解决方案。
保留好每一次操作产生的重要凭证，包括回执单、有编号文件以及电子通知截屏，以备未来查验之用。
对于长期不变动但涉及重要权益（如落户、职称评审）的人员，应定期主动查询确保信息准确无误，避免因疏忽造成损失。
最后，无论是个人还是企业HR，都应重视规范操作和信息安全，把握好科技赋能下的新趋势，让每一次“身份”迁徙都更高效、更安心。如有疑问，可访问https://www.ihr360.com/?source=hrbaike; 获取权威解答与专业支持。
精品问答:
档案如何转移才安全可靠？
我最近需要将个人档案从原单位转移到新单位，但听说档案转移过程中可能会出现丢失或信息泄漏的风险，想知道怎样才能确保档案转移的安全和可靠？
档案转移的安全可靠主要依赖于正规渠道和规范流程。首先，应通过人力资源和社会保障部门办理档案托管手续，避免私下邮寄或自行携带。其次，采用电子档案管理系统进行备案，有效降低遗失风险。根据《国家档案局》数据显示，通过正规渠道转移的档案丢失率低于0.1%。建议使用具备加密传输功能的电子平台，如‘国家人才服务平台’，确保信息安全。
个人档案转移流程具体包括哪些步骤？
我对个人档案的转移流程不太了解，不知道从申请、审核到最终接收都有哪些具体步骤，希望能有一份详细且易懂的流程说明。
个人档案转移流程一般包括以下五个步骤：
提交申请：向现存档案管理部门提出转移申请。
审核确认：相关部门核实身份及材料真实性。
制作清单：形成详细的档案清单确保内容完整。
安排托管：将档案交由指定单位或人才中心托管。
接收确认：新单位或机构确认接收并备案。
案例说明：某高校毕业生通过‘人社局’在线系统提交申请，3个工作日内完成审核并安排托管，整个过程透明高效。
职工调动时如何办理档案转移？
作为一名职工，我即将调动工作单位，对调动时如何正确办理档案转移感到困惑，不清楚具体要求和注意事项，想了解详细指导。
职工调动时办理档案转移需遵循以下要求：
持原单位出具的《调动通知书》和身份证明文件。
在人力资源和社会保障部门办理‘调动人员劳动关系’变更手续。
按照新单位的人事规定完成接收登记。
根据2023年人社部统计数据，规范办理可缩短90%的等待时间，提升效率。注意事项包括避免自行邮寄导致丢失、及时跟进状态并保存相关凭证。
电子化时代，如何实现个人电子档案安全有效转移？
现在很多地方推行电子化管理，我想知道在电子化时代下，个人电子档案该如何进行安全有效地转移，有哪些技术手段保障信息不被泄露？
在电子化时代，实现个人电子档案安全有效转移主要依靠以下技术手段：
技术手段功能描述案例说明数据加密传输防止数据在传输过程中被截获‘国家人才服务平台’采用SSL加密协议权限分级管理控制不同人员访问权限多级权限设计确保仅授权人员可操作区块链技术确保数据不可篡改与溯源某省人才中心试点区块链存证方案据统计，引入以上技术后，数据泄露事件下降70%，极大提升了电子化管理可信度。建议优先选择具有资质认证的平台进行操作。
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